Terugblik op het COMMIT middagcongres - Diversity Drives Innovation van 6 juli jl
m.m.v. Arie Jan de Waard, Frans Johansson, Rolf Zeldenrust, Gökhan Arslantas, Hugo Leyte, Prof. Wessner, Prof. Smulders, Prof. Knight, Elise Teuben, Ralf Goossens en Roos Wijman
Op donderdag 6 juli vond het COMMIT werkcongres van Innovatie X Inkoop plaats. Innovatie en samenwerken, daar ligt een kans en ook noodzaak voor Defensie en Commando Materieel en IT (COMMIT) in het bijzonder. Het kopen van ingewikkelde wapensystemen, de munitie, de brandstof, kleding en uitrusting en het operationeel maken van IT, en de daarmee gepaard gaande technologieën, zorgen ervoor dat iedereen binnen de krijgsmacht goed zijn of haar werk kan doen.
Dit middagcongres, dat plaats vond in de Waterliniezaal van de Kromhoutkazerne, had als doel om de afdelingen Innovatie, Inkoop en Beleid bij Defensie dichter bij elkaar te brengen, om zo de kansen van innovatiegericht inkopen te identificeren en te benutten om Defensie te helpen met het behalen van de doelstellingen.
MEEBEWEGEN MET DE SNEL VERANDERENDE OMGEVING
Na een start door dagvoorzitter Diederik Heij werden de deelnemers welkom geheten door Arie Jan de Waard, Commandant Commando Materieel en IT (COMMIT).
Bevlogen opening door Arie Jan de Waard
Defensie moet mee bewegen met de snel veranderende omgeving. Innovatie is daarbij cruciaal. Het inkoopproces moet daarmee ook sneller en anders. Dat zei hoogste baas van het Commando Materieel en IT Arie Jan de Waard donderdag in Utrecht. Daar waren zo’n 120 personen bijeen voor een congres over innovatief inkopen.
Of het nu gaat om ingewikkelde wapensystemen, munitie, brandstof, kleding en uitrusting of IT. “Zonder ons vliegt, vaart of rijdt er simpelweg niks”, zei De Waard. Hij benoemde daarbij de cruciale rollen van zowel van inkoop als innovatie. Innovatiegericht inkopen is volgens hem essentieel. Want alleen dan kan het commando het beste materieel en IT aan de krijgsmacht leveren. Bekijk hieronder de inspirerende opening van commandant COMMIT Arie Jan de Waard.
INNOVATION AT THE INTERSECTION
Keynote spreker was de Amerikaanse schrijver en ondernemer Frans Johansson. Hij presenteerde principes die volgens hem essentieel zijn om meer grip te krijgen op innovatie. Volgens hem zijn alle nieuwe ideeën combinaties van bestaande. En hoe diverser de combinatie, hoe waarschijnlijker dat het nieuwe idee innovatief is. Een ander principe: vanwege het hoge tempo van veranderingen moeten organisaties klein testen en snel leren. Frans Johansson,presenteerde vijf principes die een essentieel perspectief bieden op de alledaagse invloed op het bedrijfsleven, wereldwijd concurrentievermogen en innovatie. Zijn unieke en innovatieve benadering kwam tot uiting in zijn kenmerkende podiumstijl, waardoor hij als een boeiende spreker wordt ervaren.
1. Alle nieuwe ideeën zijn combinaties van bestaande ideeën, maar niet alle combinaties zijn gelijkwaardig.
2. Hoe diverser de combinatie, hoe waarschijnlijker het nieuwe idee innovatief is.
3. Diverse groepen hebben gemakkelijker de mogelijkheid om kansen en uitdagingen opnieuw te definiëren aan de hand van de volgende vier aspecten: wie je bent, wat je doet, hoe je het doet, en met wie je het doet
4. Inclusie is nodig om diversiteit te activeren.
5. Vanwege het hoge tempo van verandering moeten organisaties klein testen en snel leren.
Volgens Johansson zijn er drie stappen nodig om deze principes in de praktijk te brengen:
1. Gedrag omzetten in duidelijke acties en deze vastleggen.
2. Deze acties gemakkelijk aanleren, gebruiken en kopiëren.
3. Gerichte, organisatie brede acceptatie van deze acties stimuleren.
Na zijn bevlogen speech moest zijn boodschap even landen en was er een korte Q&A.
DELEN VAN PRAKTIJKVOORBEELDEN
Het congres was bedoeld om de ‘werelden’ van innovatie en inkoop samen te brengen. Bijvoorbeeld om mogelijkheden te verkennen voor gezamenlijke projecten. Na een korte pauze volgde een drietal presentaties die hier een mooi beeld gaven. Hieronder een korte toelichting en de (Engelstalige) presentaties vind je in de bijlage
De belemmeringen van innovatiegericht inkopen
In december 2022 heeft PIANOo een rapport naar de Minister gestuurd over de obstakels van innovatiegerichte aanbestedingen, dat vervolgens naar de Tweede kamer is gestuurd. Rolf Zeldenrust, werkzaam bij PIANOo, gaf een presentatie over hoe men daar, met een interdepartementale werkgroep, in twee jaar naartoe heeft gewerkt. Deze Werkgroep Innovatiegericht Inkopen, geïnspireerd door Marianna Mazzucato, kreeg in 2021 de opdracht van de minister van Economische Zaken en Klimaat (EZK) om knelpunten bij innovatiegericht inkopen te identificeren en oplossingen aan te dragen. Het resultaat van het onderzoek naar deze knelpunten staat in het rapport aan EZK. Het rapport voegen we hieronder als bijlage toe.
Het hoofddoel van het rapport is om antwoord te geven op de vraag welke belemmeringen er in de praktijk worden ervaren bij innovatiegericht inkopen. Deze belemmeringen zijn gegroepeerd onder verschillende thema's, waaronder politiek/bestuurlijk, organisatorisch, financieel, mindset, kennis en vaardigheden, en juridisch. Uit het onderzoek kwamen onder andere knelpunten naar voren zoals een onduidelijke innovatieopdracht, gebrek aan interne betrokkenheid en verantwoordelijkheid bij aanbestedende diensten, langere looptijd en hogere risico's in vergelijking met reguliere inkopen, alsook onbekendheid met het innovatiegerichte inkoopinstrumentarium bij interne opdrachtgevers. Zie hieronder de presentatie van Rolf.
Sterkere samenwerking zorgt voor kansen
Daarna benadrukte Gökhan Arslantas, een ervaren innovatiemanager bij KIXS, de urgentie voor snelle innovatie en deelde hij zijn perspectieven voor het optimaliseren van het proces van innovatie gerichte aanbestedingen. Gökhan betoogde dat de inkoopbehoefte steeds complexer wordt als gevolg van intensievere samenwerking met externe partners. Hierbij moeten er solide contracten, SLA's (service level agreements), intellectueel eigendom en meer regelgeving in overweging worden genomen. Daarom vroeg hij aandacht voor het innovatieplatform dat alle relevante informatie presenteert met betrekking tot innovatie binnen het leger, waaronder lopende en afgeronde projecten, evenementen en uitleg over de innovatiecentra en het Innovatie Netwerk. Zie hieronder de presentatie van Gökhan Arslantas.
BITS: Brainport, Innovation & Technology for Security
Hugo Leyte werkzaam bij FRONT gaf een presentatie over Ecosystem Brainport, waarbij de nadruk ligt op de rol van de Brainport-regio in Eindhoven bij het stimuleren van innovatie bij kleine en middelgrote regionale bedrijven.
Met BITS wil het Defensie Innovatie netwerk (DOD), EZK, Provincie Noord-Brabant en de Brabantse Ontwikkelings Maatschappij (BOM) wil met behulp van de sterke punten van het Brainport-ecosysteem bijdragen aan de capaciteitsontwikkeling van Defensie.
Dit wil men doen door bij te dragen aan de technologische voorsprong en concurrentiekracht van de regio. Daarnaast zorgt BITS voor het aantrekken, ontwikkelen en behouden van schaars talent. Daarnaaast wil BITS schaalbare modellen omplementeren voor publiek-private samenwerking, waardoor gezamenlijke kennis, technologie en productontwikkeling mogelijk wordt gemaakt. Hierbij is specifieke aandacht voor innovatiegericht inkoop en de implementatie daarvan. Zie hieronder de presentatie van Hugo Leyte.
PANEL CAROUSEL
“Alles begint bij verbinding - Arie Jan de Waard”
Na een korte pauze werd de zaal heringericht voor het panel carousel.
Deze opzet stelde de deelnemers in staat om, in drie rondes van 20 minuten, kennis en ervaring uit te wisselen en daarmee een keuze te maken uit zeven verschillende groepen. Elke groep ging aan het werk met een specifieke vraag met betrekking tot innovatiegerichte inkoop.
Met dit panel carousel is een actieve uitwisseling van kennis en ervaringen tussen de verschillende deelnemers gestimuleerd. Het bevorderde onderlinge samenwerking, bracht diversiteit van perspectieven en zorgde voor een breder begrip van innovatie gerichte inkoop.
FAIL: FIRST ATTEMPT IN LEARNING
Nadat dagvoorzitter Diederik Heij bij elke groep van het panel carousel een korte terugkoppeling had gevraagd was het afsluitende woord voor directeur inkoop Roos Wijman.
Zij sprak haar dank uit naar de sprekers voor hun bijdrage en naar alle deelnemers voor hun waardevolle bijdrage aan dit congres over innovatie gerichte inkoop. Tijdens de presentaties maar vooral tijdens de gesprekken is haar duidelijk geworden dat falen een essentieel onderdeel is van innovatie en inkoop. Het is belangrijk om ruimte te creëren voor experimenten en van mislukkingen te leren. Volgens haar moeten we durven falen om vooruitgang te boeken en innovatieve oplossingen te vinden. Daarom wil zij een cultuur bevorderen waarin het veilig is om risico's te nemen en te experimenteren. Door mislukkingen te omarmen als leermomenten, kunnen we nieuwe inzichten verwerven en innovatie naar een hoger niveau tillen. Ze wilde een ieder nogmaals bedanken voor deelname en kijkt ernaar uit om samen verder te bouwen aan een innovatiegerichtere toekomst voor inkoop.
De intensieve middag eindigde met een netwerkborrel waar de energie nog hoog was en men nog niet uitgepraat was over innovatiegericht inkopen. Een positief vooruitzicht voor het vervolg